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FAQ - Foire Aux Questions

Généralités
Produits
Nos Services
Location financière
Livraison et retours
Assistance et support
Tarification et modalités de paiement

FAQ - Foire aux questions

La section FAQ de Smart Collab est votre référence essentielle pour toute interrogation liée à la collaboration à distance. Cette ressource méticuleusement élaborée regroupe des réponses détaillées aux questions fréquemment posées. Nous nous engageons à offrir des informations précises, des recommandations stratégiques et des solutions pratiques pour optimiser l'usage de nos outils de collaboration.

Généralités

Chez Smart Collab, notre mission est simple mais profonde : révolutionner la façon dont les entreprises perçoivent et utilisent les outils de collaboration, en plaçant toujours l'humain au centre de nos préoccupations. Guidés par nos quatre valeurs fondamentales, nous nous efforçons de faire de chaque interaction virtuelle une expérience aussi transparente et efficace que possible.
•    Humaine : La visioconférence est plus qu'un simple outil technologique pour nous. C'est une passerelle vers des communications améliorées. Nous priorisons l'expérience de l'utilisateur final, veillant à ce que la technologie renforce les connexions humaines, plutôt qu'elle ne les entrave.
•    Réaliste : Nous comprenons que chaque entreprise a des besoins distincts. C'est pourquoi nous nous engageons à fournir des solutions qui s'alignent sur les défis et objectifs réels de votre organisation.
•    Astucieuse : L'innovation est au cœur de ce que nous faisons. Nous cherchons toujours des moyens d'améliorer et d'innover, afin de vous offrir des solutions qui sont à la fois ergonomiques, économiques et écologiques.
•    Transparente : La confiance est essentielle, et nous la cultivons en étant transparent dans tous nos processus. Nous voulons que vous soyez informé, impliqué, et satisfait à chaque étape de notre collaboration.

Notre vision est d'établir un écosystème parfaitement adapté à vos besoins. Ceci est rendu possible grâce à notre offre hybride, alliant services à valeur ajoutée et vente de produits. Nous effectuons une veille technologique constante, et nous mettons tout en œuvre pour garantir que les solutions proposées sont actuelles, efficaces et conviviales.
En outre, notre expertise technique garantit une installation clé en main, mais notre soutien va bien au-delà. Nous valorisons la formation et l'accompagnement continu, en nous assurant que vous tirez le meilleur parti de nos solutions tout en intégrant vos précieux retours pour des améliorations futures.
Vous souhaitez en savoir plus sur ce qui nous différencie ? Découvrez les raisons pour lesquelles tant d'entreprises nous choisissent sur notre page Pourquoi Smart Collab.
Nous sommes là pour vous aider à naviguer dans le monde de la collaboration et de la communication audiovisuelles avec expertise et intégrité. Chez Smart Collab, votre succès est notre priorité.

Nous avons déployé de nombreuses installations de collaboration & communication audiovisuelles depuis plus de 7 ans. Nos installations étaient réalisées précédemment sous l’enseigne Kincy, avant que nous ne décidions de créer Smart Collab, une filiale de Kincy dédiée à la communication et à la collaboration audiovisuelles. Nous disposons de très nombreuses références de toutes tailles (salles uniques à site comprenant plusieurs dizaines de salles) et dans différents secteurs d’activité. N’hésitez pas à nous demander des références similaires à celles de votre projet.

Notre siège est situé au 39 Rue Godot de Mauroy, 75009 Paris. Il convient de souligner que Smart Collab opère comme une filiale de Kincy, une entreprise renommée qui se consacre à offrir un service informatique complet au service de la croissance des entreprises. Kincy se positionne comme un allié stratégique en informatique, avec une approche à 360°, englobant le conseil, l'intégration de projets, et l'infogérance. Pour une vision plus complète de notre entité mère, nous vous invitons à consulter le site officiel de Kincy.

Produits

Résoudre des problèmes de qualité audio ou vidéo lors d’une visioconférence s’avère souvent délicat car le problème peut avoir différentes origines, dont certaines que vous maitrisez et d’autres non :
•    Equipements de la salle défectueux (panne, bug, …)
•    Câblage interne du site défectueux
•    Accès réseau de l’équipement / pc participant défectueux
•    Bande passante internet du site défecteur
•    Pont de conférence cloud défectueux
•    Dysfonctionnements côté participants distanciels
 
Nous vous conseillons en cas de dysfonctionnement constaté de suivre les étapes :
1.    Relevez la date, l’heure et la nature précise du dysfonctionnement : ces éléments vous seront éventuellement demandés s’il faut ouvrir un ticket chez le constructeur ou votre prestataire. N’hésitez pas à prendre une vidéo du dysfonctionnement.
2.    Vérifiez votre connexion internet & réseau : Une connexion stable est cruciale. Favorisez les connexions par câble Ethernet plutôt que par Wi-Fi pour garantir une connexion plus stable. Assurez-vous que les flux pour notre visioconférence ne sont pas filtrés par votre switch, votre firewall ou par votre opérateur internet.
3.    Redémarrez votre appareil : Comme pour de nombreux problèmes techniques, un simple redémarrage peut parfois résoudre de nombreux soucis.
4.    Mettez à jour le logiciel : Assurez-vous que vous utilisez la dernière version du logiciel de visioconférence. Les mises à jour peuvent souvent corriger des problèmes connus.
5.    Vérifiez les paramètres audio et vidéo : Accédez aux paramètres de votre logiciel de visioconférence et assurez-vous des bons paramètres pour le microphone, le haut-parleur, et la caméra.
6.    Vérifiez l’acoustique de votre salle : Assurez-vous que l’espace utilisé pour la réunion présente des caractéristiques acoustiques adaptées à l’utilisation de vos équipements de visioconférence .
7.    Position de la caméra et éclairage : Assurez-vous que la caméra est stable et bien positionnée, et que l'éclairage est adéquat. Une source lumineuse devant vous (et non derrière) peut améliorer considérablement la qualité vidéo.
 
Si après avoir suivi ces étapes le problème persiste, n'hésitez pas à contacter notre support technique ou celui du constructeur pour une assistance détaillée.

Absolument, nous proposons des solutions de visioconférence adaptées aux besoins de toutes tailles d'entreprises, et notamment les plus petites. Nous invitons toute entreprise cherchant une solution sur-mesure à nous solliciter pour une recommandation personnalisée.
De plus, qu'il s'agisse de petites salles de réunion ou de vastes salles de conférence, nous avons des solutions adaptées à chaque dimension d’espace et à chaque projet. Il est essentiel de choisir des équipements qui correspondent à la taille de votre espace pour garantir une qualité audio et vidéo optimale. N'hésitez pas à nous consulter pour obtenir des conseils adaptés à la configuration de votre salle. Notre équipe est à votre disposition pour vous guider vers la solution la plus adaptée à votre contexte professionnel.

Absolument. Nous sommes en mesure de proposer des équipements déployés dans plusieurs pays. Nous ne disposons pas à ce jour de filiales internationales, et faisons appels à des partenaires locaux pour pouvoir proposer des installations dans plusieurs pays, tout en assurant une conduite de projet centralisée. Nous vous encourageons vivement à nous contacter pour obtenir des conseils adaptés à vos besoins.

Malheureusement non, nous ne proposons pas de solutions de visioconférence destinées aux particuliers. Chez SmartCollab, notre expertise est centrée sur les besoins spécifiques des professionnels, qu'ils proviennent d'organisations privées ou publiques. Notre objectif est d'apporter des solutions sur-mesure à cette clientèle.

Le choix du bon équipement de visioconférence dépend de plusieurs facteurs, notamment la taille de l’espace à équiper, la configuration mobilière de cet espace, les usages attendus, etc .... Il est également crucial de considérer l'intégration avec d'autres systèmes informatiques et les besoins en matière de sécurité. Évaluez d'abord vos besoins actuels tout en anticipant vos besoins futurs pour une solution pérenne.
Par ailleurs, comprendre tous ces paramètres peut sembler complexe. Nos équipes commerciales sont là pour vous accompagner dans ce choix, et vous aider à comprendre les arbitrages à réaliser. Elles peuvent offrir des conseils personnalisés pour vous guider vers l'équipement qui répondra le mieux à vos besoins spécifiques. N'hésitez pas à les contacter pour bénéficier d'une expertise adaptée à votre situation.

La plupart de nos solutions de visioconférence sont conçues pour être compatibles avec les principales plateformes de réunion en ligne telles que Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, et Cisco Webex notamment. Nous comprenons l'importance de l'interopérabilité dans le monde professionnel d'aujourd'hui. C'est pourquoi nous nous assurons que nos produits peuvent facilement s'intégrer aux outils que vous utilisez déjà, vous offrant ainsi une expérience de visioconférence fluide et sans encombre.

Nos services

Chez SmartCollab, spécialiste de la collaboration et la communication audiovisuelles, nous allons bien au-delà de la simple fourniture d'équipements. Nous vous proposons une panoplie de services assurant une intégration parfaite et une utilisation optimale de ces solutions au cœur de votre environnement professionnel. Voici un aperçu détaillé de ce que nous avons à offrir :
•    Conseil, Conception et Aménagement : Nous mettons un point d'honneur à cerner vos besoins et objectifs, en vous fournissant des conseils avisés. Notre expertise englobe également la conception architecturale et l'aménagement adapté de vos espaces de travail.
•    Site e-Commerce : Nous avons facilité l'acquisition de matériel audiovisuel en lançant notre propre site e-commerce. Découvrez-y un vaste catalogue de produits de marques prestigieuses, des conseils génériques, et finalisez vos achats en toute simplicité.
•    Installation et Intégration : Notre équipe veille à la mise en place et à l'intégration harmonieuse de nos solutions dans votre cadre professionnel, garantissant ainsi leur performance optimale.
•    Infogérance Audiovisuelle : Notre équipe veille au bon fonctionnement de vos équipements et à leur bonne utilisation. Nous offrons à la demande un service d’assurance réunion VIP, visant à garantir le bon déroulement de vos réunions critiques. 
•    Supervision Équipements : Pour garantir la longévité de vos installations, nous assurons une surveillance constante de vos équipements, intervenant proactivement en cas de défaillance.
•    Support et Maintenance : Notre SAV est à votre disposition pour toute requête, qu'il s'agisse d'une assistance technique, d'une mise à jour matérielle ou de l.
•    Formations et Ressources : Afin de maximiser votre aisance avec les outils déployés, nous mettons à votre disposition des formations, guides d'utilisation et vidéos didactiques, adaptées à tous les niveaux.
 
Nous sommes engagés à offrir une expérience client inégalée. Chez SmartCollab, nous veillons au moindre détail, vous permettant ainsi de vous concentrer sur l'essentiel. Pour en savoir plus sur la gamme complète de nos offres, n'hésitez pas à consulter notre page "Nos services". Notre leitmotiv : Vous faire oublier la technique.
 

Notre approche sur-mesure nous a conduit à organiser des réunions spécifiques pour chaque client afin de pouvoir présenter des équipements répondant à vos besoins particuliers. Nous avons la possibilité de réaliser des démonstrations au siège de notre société à Paris, ainsi que chez différents partenaires disposant de show-room dans différentes régions.

Bien entendu. Chez SmartCollab, notre expertise s'étend bien au-delà des simples solutions de communication unifiée. Nous offrons des services spécialisés pour la conception et l'aménagement de vos salles de réunion et espaces de travail, veillant à une parfaite harmonie avec vos besoins et objectifs de communication & collaboration. Suite à cette phase de conception, notre équipe dédiée prend les rênes pour l'installation des équipements, garantissant une intégration harmonieuse dans votre environnement professionnel. De surcroît, la maintenance et la surveillance constante de vos installations sont des éléments clés de notre offre, assurant la fiabilité et la longévité de vos équipements. Chez SmartCollab, nous nous attelons à vous fournir une expérience sans égale. Pour une vision plus approfondie de nos services, n'hésitez pas à consulter notre page "Nos services".

Nos solutions de communication & collaboration audiovisuelles ont été conçues pour répondre aux besoins d'une grande variété de secteurs d'activité. Elles sont suffisamment flexibles pour s'adapter à presque toutes les industries et leurs exigences spécifiques. Si vous avez des préoccupations ou des besoins particuliers liés à votre domaine, nous vous invitons à nous contacter directement. Notre équipe sera ravie de discuter avec vous pour s'assurer que vous bénéficiez de la solution la mieux adaptée à vos besoins professionnels.

Location financière

La location financière, telle que proposée sur notre site SmartCollab, consiste à mettre à disposition un produit pour une période déterminée en échange du paiement d’un loyer à un organisme financier partenaire. Le coût de la location est calculé en fonction du prix des équipements et de la durée choisie. À la fin de la période de location, le produit doit être restitué à SmartCollab en état d'usage. Cela vous permet de transformer une dépense d’investissement (Capex) en dépense d’exploitation (Opex). Cette solution est particulièrement intéressante pour les entreprises qui souhaitent rester à la pointe de la technologie , ou qui souhaitent préserver leur trésorerie.

La location financière fait l'objet d’un processus de validation géré par Smart Collab avec son organisme financier partenaire. La location financière fait l’objet d’un contrat signé entre vous et notre organisme financier, précisant la nature des équipements loués et la durée de la location. Ce contrat correspond à un engagement ferme et irrévocable.

Absolument. Le contrat de location financière peut être signé pour une durée de 24 mois, 36 mois, 48 mois ou 60 mois, au choix et après validation de notre organisme financier partenaire.

La location financière signé entre vous et notre organisme financier partenaire ne prévoit pas contractuellement un engagement de revente des équipements loués à l’issue de l’échéance du contrat de location. Il est en revanche possible de prendre un engagement écrit (side-letter) par lequel Smart Collab s’engage à vous revendre les matériels loués à un prix prédéterminé.

Vous êtes responsables pendant toute la durée du contrat de location financière du bon état d’usage des équipements loués. Ainsi il vous incombera de faire réparer à vos frais tout équipement loué endommagé.

Absolument, il est possible de prolonger la durée du contrat de location, généralement dans la limite d’une durée totale de 60 mois. Au-delà d’une durée totale de 60 mois, il faut obtenir une autorisation dérogatoire.

Malheureusement Non. Le fait d’opter pour une location financière de long terme sur plusieurs années ne permet pas de bénéficier de réductions supplémentaires, par rapport à celles dont vous bénéficierez éventuellement par ailleurs.

Livraison et retours

Non, il n'y a pas de frais cachés. Les prix que vous voyez sur notre site SmartCollab sont calculés TTC, ce qui signifie qu'ils incluent toutes les taxes et les frais associés. Ainsi, vous pouvez être sûr que le montant affiché est celui que vous paierez, sans surprises ultérieures. La livraison de certains équipements spécifiques tels que des écrans de grande dimension par exemple fait l’objet de devis spécifique pour prendre en compte les particularités de leur livraison dans vos locaux (manutention par roulage ou par ascenseur, possibilités de stationnement, nécessité de portage, etc …).

Nos délais de livraison standard sont de 48h à 72h. Cependant, veuillez noter qu'il peut y avoir quelques exceptions en fonction des spécificités de la commande ou de la disponibilité du produit. Nous vous conseillons toujours de consulter les détails de livraison pour chaque produit ou de nous contacter pour plus d'informations.

Absolument. Nous sommes en mesure de livrer des produits dans l’espace Schengen, après établissement d’un devis spécifique. Pour les autres pays, n’hésitez pas à nous contacter pour étudier la faisabilité de la livraison.

Nous prenons le soin d'emballer et de protéger nos produits de manière optimale pour garantir leur sécurité lors du transport. Tout en étant conscients de l'impact environnemental, nous utilisons un minimum de papier et privilégions des matériaux de protection écologiquement responsables. Notre objectif est d'assurer la sécurité de votre produit tout en restant respectueux de l'environnement. Il est important de noter que nous offrons des assurances de transport optionnelles, afin de minimiser les désagréments en cas d’incident constaté sur les emballages lors du transport.

Tous nos produits bénéficient de la garantie légale de rétractation. Si vous constatez un défaut sur les emballages des produits livrés, nous vous invitons à émettre une réserve sur le bon de livraison présenté par le transporteur. Si vous constatez un défaut ou rencontrez un souci particulier avec l'un de nos articles, nous vous invitons à nous contacter sans tarder. Nous sommes à votre disposition pour vous assister et trouver la meilleure solution à votre situation.

Assistance et support

Notre service Client est accessible par mail à [email protected] ou par téléphone au 0804xxxxxxxxxx.

Notre équipe d'assistance est à votre service pendant les heures de bureau, soit du lundi au vendredi. Vous pouvez nous contacter de 9h à 12h le matin et de 14h à 18h l'après-midi. Nous nous efforçons de répondre à toutes vos questions et préoccupations pendant ces heures.

Actuellement, SmartCollab ne propose pas de support continu 24/7 pour les situations d'urgence. Cependant, nous sommes en étroite collaboration avec notre société mère, Kincy, qui, grâce à son implantation en Polynésie, dispose d'un service de support opérationnel 24/7. Nous explorons activement la possibilité d'étendre cette offre à nos clients SmartCollab afin de mieux répondre à vos besoins en matière de support en temps réel et de garantir une expérience utilisateur optimale. Restez connecté pour de futures annonces à ce sujet.

Tarification et modalités de paiement

Sur le site SmartCollab, nous avons veillé à faciliter vos transactions. Vous pouvez effectuer vos paiements par carte bancaire, que ce soit CB, Visa ou Mastercard. De plus, pour ceux qui préfèrent les virements, nous acceptons à la fois les virements instantanés et les virements bancaires classiques.

Nous comprenons que la flexibilité est importante pour nos clients. Cependant, pour le moment, nous ne proposons pas d'option de paiement en plusieurs fois sur notre site.

Oui, nous avons envisagé des options pour soutenir les besoins financiers de nos clients. La principale solution que nous proposons est la location financière. Cette méthode vous permet d'accéder aux équipements dont vous avez besoin, tout en répartissant le coût sur une période définie.

La sécurité et la confidentialité des informations de nos clients sont d'une importance capitale pour SmartCollab. Pour garantir la protection de vos données bancaires, nous collaborons avec des sociétés de paiement renommées, qui sont équipées des technologies de sécurité les plus avancées du marché. Lorsque vous effectuez une transaction sur notre site, vos informations de carte de crédit sont cryptées et directement transmises à ces prestataires, sans jamais être conservées ou enregistrées sur nos serveurs. Cette approche, combinée à des protocoles de sécurité stricts, vous permet de réaliser vos achats en toute sérénité, sachant que vos données financières restent privées et protégées.

Bien sûr. Pour chaque commande passée chez SmartCollab, nous émettons systématiquement une facture. Celle-ci vous est transmise une fois que la livraison ou l'installation des équipements est achevée. Vous pouvez donc compter sur nous pour disposer de tous les documents nécessaires à vos démarches comptables ou administratives.